Stap 1: Jouw eigen inschrijvingspagina

Op de website van je vereniging plaats je een link naar je persoonlijke inschrijvingspagina, bv. inschrijven.scoutswetteren.be. Op deze pagina kunnen jouw leden een account aanmaken of inloggen (zie foto bovenaan).

Je kan zelf allerlei zaken instellen, zoals het logo. Op die manier voelt je pagina vertrouwd aan. Voor de rest is alles heel rustig en overzichtelijk. De leden/ouders worden bij de hand genomen en door heel het proces gegidst.

Stap 2: Gegevens invullen of nakijken

Eenmaal ingelogd, krijgen jouw leden een overzicht van alle leden die ze hebben ingeschreven. Daarvan kunnen ze de gegevens bewerken. Ze kunnen ook nieuwe leden inschrijven.

Euhm, en in welke leeftijdsgroep (a.k.a. tak)? 🤔

Nadat alle gegevens van het lid zijn ingevuld, bepaalt het systeem in welke leeftijdsgroepen het lid thuis kan horen. Meestal is er maar één mogelijkheid, en hoeven de leden niet te kiezen. Deze keuze kan later wel gecorrigeerd worden.

En de oudjes 👵🏽👴🏻

Het is natuurlijk belangrijk dat we ook de gegevens van de ouders weten. Soms is het een alleenstaand gezin, soms is het iets complexer (twee papa's, plusmama...). Daarom kan je zoveel ouders toevoegen als nodig, in alle geuren en kleuren. Indien het e-mailadres wordt ingevuld krijgen deze ouders ook automatisch toegang tot de gegevens op de website. Als ze daarna een account aanmaken kunnen ze bijvoorbeeld inschrijvingen verlengen of aanpassen.

Als die niet bereikbaar zijn...

Daarnaast vragen we ook nog eens naar de gegevens van een noodcontact, voor als je de ouders niet kan bereiken. Dit kan je overslaan.

Steekkaart & privacyvoorwaarden

En dan — de heilige graal — de steekkaart. Dit zijn uiterst gevoelige gegevens, daarom springen we er ook zorgzaam mee om. Stamhoofd gaat deze versleuteld opslaan, zodat zelfs wij ze niet kunnen bekijken. Hoe dit precies gaat werken, vertel ik jullie later in een apart artikel. Enkel de leden zelf, en de leiding die toegang heeft tot de leeftijdsgroep van dat lid, kunnen de gevoelige gegevens bekijken. Overal in het systeem waar het om gevoelige gegevens gaat, tonen we bovendien een schildje. Leden kunnen zien wie toegang heeft tot bepaalde gegevens door op het schildje te klikken of er met hun muis over te gaan.

Aangezien Stamhoofd hier gegevens in naam van jouw vereniging verzamelt en verwerkt — wij zijn een verwerker — voorzien jullie de privacyvoorwaarden zelf. Deze upload je op ons systeem en zal bij het registeren geaccepteerd moeten worden door leden. Daar zullen we ook een handje mee helpen. Alle gegevens blijven dan ook jullie eigendom en kan je laten wissen of opvragen als je een ander systeem zou willen gaan gebruiken.

De gegevens worden op zo een manier gevraagd dat we ze later in een overzichtelijk lijstje kunnen gieten voor de leiding.

Broers en zussen tellen ook mee!

In plaats van in te schrijven per lid, kan je eerst broers en zussen toevoegen voor je gaat betalen. De gegevens van bijvoorbeeld de ouders moeten dan niet opnieuw ingevuld worden, hoewel het mogelijk is om de ouders te laten verschillen per lid.

Dit is een vergelijkbaar scherm dat ouders te zien zullen krijgen als ze inschrijvingen verlengen.

Financiële steun (nog toe te voegen)

In deze stap vragen we via een simpele checkbox of leden moeite hebben met de kosten van jouw vereniging. Voor leiding en ouders is het namelijk moeilijk om dit gesprek ter sprake te brengen, vandaar deze digitale optie.

Op deze manier verlagen we de drempel en kan je dit aankaarten met het gezin in kwestie. Het is dus geen vervanging van een echte conversatie. Een discreet huisbezoek over dit onderwerp is zeker aan te bevelen.

Als ouders dit aanduiden kan je het lidgeld voor dit gezin automatisch omlaag halen of zelfs volledig schrappen. Uiteraard kan je dit later nog corrigeren als dit foutief aangegeven blijkt te zijn.

Dit is een stap waar we nog aan werken, daarom hebben we nog geen foto. Deze functie zal sowieso beschikbaar zijn als we lanceren.

Stap 3: Overschrijven of online betalen

Afhankelijk van wat je instelt, kunnen ouders online betalen of doen ze dit via overschrijving. Overschrijvingen zal je wel zelf nog manueel moeten opvolgen.

Volgende week: het dashboard voor leiding

Volgende week publiceren we meer informatie over hoe het systeem eruit zal zien voor de leiding zelf. Hoe gaan al deze gegevens overzichtelijk gemaakt worden? Hoe kan je e-mails of SMS'en versturen? Laat zeker je e-mailadres achter op onze website als je op de hoogte wilt gebracht worden.